Personvernerklæring for Tonje Stoff & Symaskiner AS

Sist oppdatert: 20. august 2026

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Tonje Stoff & Symaskiner AS samler inn, bruker, deler og lagrer personopplysninger når du besøker nettbutikken vår, handler hos oss eller kontakter oss.

1. Behandlingsansvarlig

Tonje Stoff & Symaskiner AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles av virksomheten.

Tonje Stoff & Symaskiner AS
Hamrevegen 10
5229 Kalandseidet
Organisasjonsnummer: 945 072 725 MVA
Telefon: 55 10 97 00
E-post: tonje@tonje.no

Du kan kontakte oss på e-post dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene dine eller ønsker å bruke rettighetene dine.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende opplysninger:

• navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse

• kunde-, ordre- og kjøpshistorikk

• opplysninger om bestilte produkter, betaling, levering og retur

• opplysninger knyttet til service, garanti og reklamasjon

• kommunikasjon med kundeservice, butikk eller verksted

• opplysninger du selv gir oss gjennom skjemaer, e-post eller andre henvendelser

• IP-adresse, nettlesertype, enhetstype og tekniske logger

• bruk av nettsiden, handlekurv og samtykkeinnstillinger

• opplysninger knyttet til nyhetsbrev, kurs, arrangementer og markedsføring

Vi ber deg om ikke å sende oss sensitive personopplysninger med mindre dette er nødvendig og uttrykkelig avtalt.

3. Hvor får vi opplysningene fra?

De fleste opplysningene får vi direkte fra deg når du:

• handler i nettbutikken eller i fysisk butikk

• oppretter en kundekonto

• kontakter oss

• leverer en maskin til service eller reklamasjon

• melder deg på kurs, nyhetsbrev eller arrangementer

• bruker nettsiden og samtykker til informasjonskapsler

Vi kan også motta nødvendige opplysninger fra betalingsleverandører, transportører og andre leverandører som bidrar til å gjennomføre kjøpet eller leveransen.

4. Hva bruker vi opplysningene til?

Vi behandler personopplysninger for å:

• ta imot, behandle og levere bestillinger

• håndtere betaling, ordrebekreftelse og sporing

• behandle retur, service, garanti og reklamasjon

• besvare spørsmål og yte kundeservice

• dokumentere salg og oppfylle bokførings- og regnskapskrav

• forebygge misbruk, svindel og sikkerhetshendelser

• drifte, sikre og forbedre nettbutikken

• analysere salg, produkter og bruk av nettsiden

• sende nyhetsbrev og markedsføring når vi har lovlig grunnlag for det

• følge opp en avbrutt handlekurv når du har samtykket, eller når slik oppfølging ellers er tillatt

• gjennomføre avgrensede interne arbeidsoppgaver ved hjelp av godkjente digitale verktøy og AI-tjenester

Personopplysninger som brukes i analyse eller interne arbeidsoppgaver, skal begrenses til det som er nødvendig for formålet. Vi bruker anonymiserte eller pseudonymiserte opplysninger når dette er praktisk mulig.

5. Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag:

Avtale: Når behandlingen er nødvendig for å gjennomføre et kjøp, levere varer, motta betaling eller håndtere service, garanti og reklamasjon.

Rettslig forpliktelse: Når vi må oppbevare eller utlevere opplysninger etter blant annet bokførings-, regnskaps- eller myndighetskrav.

Berettiget interesse: Når behandlingen er nødvendig for kundeservice, sikkerhet, dokumentasjon, forbedring av virksomheten eller begrenset intern analyse, og hensynet til personvernet ditt ikke veier tyngre.

Samtykke: Når dette kreves, blant annet for enkelte former for markedsføring, analyse og informasjonskapsler. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket.

Bruk av et digitalt verktøy eller en AI-tjeneste er ikke et eget behandlingsgrunnlag. Verktøyet kan bare brukes når vi allerede har et lovlig grunnlag for formålet opplysningene behandles for.

6. Hvem deler vi opplysninger med?

Vi deler bare personopplysninger når det er nødvendig for formålene som er beskrevet i denne erklæringen, når det følger av avtale, eller når vi er rettslig forpliktet til det.

Vi kan bruke følgende leverandører og kategorier av mottakere:

• Mystore for drift av nettbutikk og ordrebehandling

• Tripletex for regnskap og bokføring

• Vipps, Klarna, Adyen/Mystore Payments og eventuelle andre valgte betalingsleverandører for betaling

• Profrakt for behandling av frakt og transportinformasjon

• Posten/Bring, PostNord og andre transportører for levering

• Klaviyo for nyhetsbrev og kundekommunikasjon

• Crall for oppfølging av avbrutte handlekurver, der dette er tillatt

• Microsoft for e-post, dokumentbehandling og kontorstøtte

• Google og Meta for analyse og markedsføring når du har gitt nødvendig samtykke

• OpenAI og eventuelle andre godkjente AI- eller skyleverandører for avgrensede interne arbeidsoppgaver

• leverandører av IT-drift, sikkerhetskopiering, sikkerhet og teknisk støtte

• offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger

Noen leverandører kan være våre databehandlere, mens andre kan være selvstendige behandlingsansvarlige for deler av behandlingen. Dette gjelder blant annet enkelte betalings-, transport- og annonseleverandører.

Vi inngår databehandleravtale med leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne.

7. Bruk av kunstig intelligens

Vi kan bruke godkjente AI-tjenester, blant annet tjenester fra OpenAI, til avgrensede interne oppgaver. Dette kan for eksempel være:

• sortering og strukturering av produkt-, ordre- eller kundedata

• utarbeidelse av arbeidslister og rapporter

• oppsummering og språklig bearbeiding

• støtte til kundeservice og interne rutiner

Når slike tjenester brukes:

• begrenser vi opplysningene til det som er nødvendig

• fjerner eller erstatter direkte identifikatorer når det er praktisk mulig

• bruker vi ikke sensitive personopplysninger uten en særskilt vurdering

• begrenser vi tilgangen til medarbeidere som trenger opplysningene

• bruker vi bare løsninger som er godkjent av virksomheten og regulert gjennom nødvendige avtaler

• sletter vi arbeidsfiler med kundeopplysninger når oppgaven er ferdig og filene ikke lenger er nødvendige, normalt innen 30 dager

Vi bruker ikke AI til å ta helautomatiske avgjørelser om kunder som har rettsvirkning eller på annen måte påvirker kunden i vesentlig grad.

Kundeopplysninger skal ikke legges inn i private eller ikke-godkjente AI-kontoer.

8. Overføring av opplysninger utenfor EØS

Enkelte av våre leverandører eller deres underleverandører kan behandle personopplysninger utenfor Norge eller EØS.

Når dette skjer, sørger vi for at overføringen har et gyldig overføringsgrunnlag. Dette kan blant annet være:

• beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå

• EUs standard personvernbestemmelser

• andre lovlige overføringsmekanismer og nødvendige tilleggstiltak

Du kan kontakte oss dersom du ønsker mer informasjon om hvilke overføringsmekanismer som brukes.

9. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter lov.

Som hovedregel gjelder følgende:

• Regnskapsmateriale og primærdokumentasjon oppbevares normalt i fem år etter utløpet av regnskapsåret.

• Sekundærdokumentasjon etter bokføringsreglene oppbevares normalt i tre år og seks måneder.

• Kunde- og ordrehistorikk oppbevares i Mystore så lenge kundekontoen består. Dette gjør at kunden kan logge inn og se tidligere kjøp, og gjør det mulig for oss å følge opp service, garanti, reklamasjoner, reservedeler og kompatibelt tilbehør.

• Vi har ordrehistorikk i Mystore som går tilbake til virksomhetens tidligere salg gjennom system systemet. Eldre opplysninger gjennomgås og skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for kundekontoen, dokumentasjonsbehov, servicehistorikk eller andre lovlige formål.

• Hvis en kunde ber om at kundekontoen slettes, vurderer vi hvilke opplysninger som kan slettes eller anonymiseres. Opplysninger som vi fortsatt må oppbevare etter bokføringsreglene, eller som er nødvendige i forbindelse med en pågående garanti-, reklamasjons-, service- eller tvistesak, kan ikke alltid slettes umiddelbart.

• Kundeservicehenvendelser oppbevares normalt i inntil tre år etter at saken er avsluttet, med mindre videre lagring er nødvendig.

• Opplysninger knyttet til nyhetsbrev oppbevares frem til kunden melder seg av eller trekker tilbake samtykket. Vi kan beholde en begrenset sperreliste for å sikre at kunden ikke kontaktes på nytt.

• Opplysninger om en avbrutt handlekurv slettes eller anonymiseres i samsvar med våre fastsatte sletterutiner dersom kjøpet ikke gjennomføres.

• Arbeidsfiler med kundeopplysninger som behandles i AI-tjenester, slettes når arbeidsoppgaven er ferdig og filene ikke lenger er nødvendige.

• Tekniske logger og sikkerhetsdata oppbevares så lenge de er nødvendige for drift, sikkerhet og feilsøking.

• Opplysninger samlet inn gjennom informasjonskapsler lagres i samsvar med perioden som vises i vårt samtykkeverktøy.

Vi gjennomgår lagringsbehovet regelmessig. Når personopplysninger ikke lenger er nødvendige, skal de slettes eller anonymiseres på en forsvarlig måte.

10. Nyhetsbrev og markedsføring

Vi sender elektronisk markedsføring når du har samtykket, eller når markedsføringsloven ellers tillater det i et eksisterende kundeforhold.

Markedsføringen kan tilpasses ut fra opplysninger som tidligere kjøp eller produktinteresser. Slik tilpasning brukes ikke til å ta avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for deg.

Du kan når som helst melde deg av ved å bruke avmeldingslenken i meldingen eller kontakte oss. Det er gratis å trekke tilbake et samtykke eller reservere seg mot markedsføring.

11. Informasjonskapsler

Nettbutikken bruker informasjonskapsler og lignende teknologier for å:

• sikre at nettbutikken fungerer

• huske handlekurv og innstillinger

• analysere trafikk og bruk

• måle effekten av markedsføring

• tilpasse annonser og innhold når du har samtykket

Nødvendige informasjonskapsler brukes for at nettbutikken skal fungere. Andre informasjonskapsler brukes bare når du har gitt nødvendig samtykke.

Du kan endre eller trekke tilbake samtykket gjennom samtykkeinnstillingene på nettsiden. Du kan også begrense informasjonskapsler i nettleseren din, men dette kan påvirke funksjonaliteten i nettbutikken.

12. Informasjonssikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, misbruk og offentliggjøring.

Tiltakene omfatter blant annet tilgangsstyring, sikre brukerkontoer, databehandleravtaler, rutiner for sletting og begrensning av hvilke opplysninger medarbeidere og leverandører får tilgang til.

13. Dine rettigheter

Avhengig av situasjonen kan du ha rett til å:

• få informasjon om hvordan opplysningene dine behandles

• få innsyn i personopplysningene vi har om deg

• få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet

• få opplysninger slettet

• få behandlingen begrenset

• protestere mot behandling basert på berettiget interesse

• motta enkelte opplysninger i et strukturert og maskinlesbart format

• trekke tilbake et samtykke

• protestere mot direkte markedsføring

Rettighetene kan være begrenset av lovpålagte krav til oppbevaring eller andre rettslige forpliktelser.

Kontakt oss på tonje@tonje.no dersom du ønsker å bruke rettighetene dine. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din.

14. Klage

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, ber vi deg gjerne kontakte oss først.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
Telefon: 22 39 69 00
Nettside: www.datatilsynet.no

15. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere personvernerklæringen dersom tjenestene våre, leverandørene eller regelverket endres.

Datoen øverst viser når erklæringen sist ble oppdatert. Dersom vi gjør vesentlige endringer i hvordan personopplysninger behandles, vil vi informere berørte kunder på en egnet måte.